1.Doel
Het doel is om eerste participatie te organiseren in een vroeg stadium van het proces om zo het draagvlak én de kwaliteit van het uiteindelijke RUP te vergroten. Dit participatiemoment dient om inbreng te krijgen over de probleemstelling, de inhoudsafbakening en de scope van het voorgenomen plan en bijhorende effectbeoordelingen.
2. Overzicht acties
2.1. Organisatie van raadpleging publiek en participatiemoment
2.1.1. Wat?
Het decreet voorziet minstens in een raadpleging van de bevolking over de startnota gedurende 60 dagen (ook in het geval van grensoverschrijdende milieueffecten) en één participatiemoment. Hoewel dit een bijkomende verplichting in het geïntegreerd RUP-proces vormt, is dit niet bepaald helemaal nieuw. Vaak organiseerden gemeenten vroeger (in de ‘oude’ procedure) reeds een inspraakmoment voor de bevolking alvorens de plenaire vergadering te organiseren.
2.1.2. Hoe?
De bevolking van de betrokken gemeenten wordt voor het begin van de raadpleging geïnformeerd over de terbeschikkingstelling van de startnota door een aankondiging op de volgende wijze:
De aankondiging bevat informatie over:
- de bevoegde overheid
- het onderwerp van de raadpleging (het planvoornemen)
- de betrokken gemeenten
- de plaats waar de startnota en de procesnota geraadpleegd kunnen worden
- de begin- en einddatum van de raadpleging over de startnota
- de plaats, de datum en het uur waarop het participatiemoment zal plaatsvinden
- de wijze waarop en het adres waar de bevolking haar reacties kenbaar kan maken en de vermelding dat reacties ook kunnen worden afgegeven tegen ontvangstbewijs op het gemeentehuis van de betrokken gemeenten.
Er wordt aangeraden om in de procesnota, via de website, in de (al dan niet digitale) inspraakformulieren, … duidelijk te maken dat er een onderscheid zal gemaakt worden tussen persoonsgegevens (zoals het emailadres, naam en adres) die meegedeeld worden per email of brief) en de inhoud van de inspraakreactie zelf. De persoonsgegevens zullen niet opgenomen worden in de scopingnota of in andere documenten die ter beschikking gesteld zullen worden van het publiek. De inhoud van de inspraakreactie zelf kan echter wel opgenomen worden in publieke documenten. De insprekers moeten hiervan bewust gemaakt worden. (Zie ook Stap 3: Opmaak scopingnota (en desgevallend bepaling plan-MER/RVR-plicht) voor meer info over de verwerking van inspraakreacties in de scopingnota.)
De startnota en de procesnota worden gedurende de raadpleging ter beschikking gesteld bij:
- de bevoegde overheid en op haar website (bevoegde overheid: de Vlaamse Regering voor de gewestelijke RUP's, de deputatie voor de provinciale RUP's, het college van burgemeester en schepenen voor de gemeentelijke RUP's);
- de betrokken gemeente (de gemeente waarvan het grondgebied geheel of gedeeltelijk valt in de geografische reikwijdte van het voorgenomen RUP of in de geografische reikwijdte van de mogelijk te verwachten effecten op mens en milieu van het voorgenomen RUP).
Alle aanpassingen aan de procesnota worden op de website op dezelfde manier ter beschikking gesteld.
Een participatiemoment moet worden gevoerd in de geest van de kennisgeving binnen de vroegere plan-MER-procedure.
- Het doel is om iedereen op de hoogte te brengen en om kennis en input te vergaren, om eventuele alternatieven te bepalen, en niet zozeer om bezwaren te formuleren. Het openbaar onderzoek later in de procedure (zie Stap 6: Organisatie openbaar onderzoek (2e participatiemoment)) vormt daarentegen de basis voor het formuleren van bezwaren, zoals binnen de ‘oude’ RUP-procedure.
- ‘Participatie’ is een breed begrip, maar de keuze van de graad van inspraak kan gestuurd worden door het bevoegde bestuur (voorbereid door het planteam) en dit mede door de wijze waarop de doelstelling van het plan wordt beschreven.
- De aard en het doel van het overleg is uiteraard sterk afhankelijk van de detailleringsgraad van de startnota. Het is aan te raden om de raadpleging zo dicht mogelijk bij het betrokken publiek te laten gebeuren en bij voorkeur op te vatten als een actieve vorm van overleg met de bevolking. Ze kan aangevuld worden met specifiek actorenoverleg, infomarkten, workshops, hoorzittingen, internetfora,…
- Men zou er ook voor kunnen kiezen de participatie heel minimaal op te vatten. In de praktijk is louter 'informeren' echter niet voldoende voor het creëren van draagvlak. Er moet gelegenheid zijn voor interactie. Het publiek verzamelen in een grote zaal met kans op verbaal aanvallen van de spreker, werkt zelden optimaal. De organisatie van een informele infomarkt, een wandeling door het gebied met een vragenlijst of een workshop, ... leidt tot meer succes. Maar ook dan kunnen participanten ontevreden blijven, want sommigen beschouwen ‘participeren’ als ‘mee beslissen’. Het is daarom belangrijk om het juiste verwachtingspatroon te scheppen.
- Voor RUP’s die veel verandering en dus veel reactie teweeg kunnen brengen, kan het aangewezen zijn een communicatie-expert aan te stellen.
Het participatiemoment vindt plaats binnen de termijn van 60 dagen. Er wordt aangeraden om het participatiemoment eerder vroeg binnen die termijn van 60 dagen te houden, zodat het publiek nadien nog kan reageren.
Het planteam maakt een verslag van het participatiemoment. Omdat dit verslag publiek beschikbaar is, mogen er geen persoonsgegevens in opgenomen worden. Er mag bv. wel vermeld worden dat inwoners van een bepaalde straat bepaalde opmerkingen hadden. Het verslag van het participatiemoment wordt ter beschikking gesteld op de website van de bevoegde overheid (zoals ook het geval is voor de startnota en procesnota).
De coördinatie en sturing van de participatie gebeurt door het planteam. Het is de bedoeling dat de bevoegde overheid (gewest, provincie en gemeente) dit volledig zelf en maatgericht kan bepalen voor elk individueel RUP.
Voor sommige RUP’s zal er (zeer) veel inspraak zijn, voor andere zal het publiek niet of nauwelijks reageren:
- Bij een projectgestuurd RUP (bv. herbestemming voor een RWZI) zullen de opties beperkt zijn om een nuttige insteek van de bevolking te vragen of zullen de reacties zich beperken tot vragen om de hinder te verminderen (wijze van buffering, …).
- Bij complexere RUP’s kan een meer betrokken vorm van participatie aangewezen zijn. Zo zijn er nu reeds gemeenten die hun bevolking betrekken bij het ontwerpend onderzoek, dat zo de basis vormt voor plankeuzes binnen een RUP. In sommige gevallen begint het participatieve traject dus al vóór (of tijdens) de opmaak van de startnota en leidt het mee tot het bepalen van de planopties.
‘Nieuw’ is dat de plan-m.e.r.-screening (als onderdeel van de startnota) nu ook mee ter inzage wordt gelegd. Dit betekent dat het publiek ook haar mening zal kunnen geven over de beoordeling van de aanzienlijkheid van de milieueffecten en dus van de noodzaak om al dan niet een plan-MER op te stellen. Het team Mer zal bij haar beslissing over de plan-MER-plicht dus niet alleen rekening houden met de adviezen van de adviesinstanties (zie hieronder) maar ook met de inspraak van het publiek.
2.2. Adviesvraag
2.2.1. Wat?
De bevoegde overheid vraagt advies over de startnota aan de adviesinstanties zoals vermeld in Bijlage 1 van het Uitvoeringsbesluit (een lijst met post- en emailadressen van adviesinstanties vindt u hier) - zie ook RUP-adviestoets. Het advies moet binnen een termijn van 60 dagen gegeven worden. Als deze termijn wordt overschreden, kan aan de adviesvereiste voorbijgegaan worden.
Voor een gemeentelijk RUP vraagt het college van burgemeester en schepenen advies aan :
- de gemeentelijke commissie voor ruimtelijke ordening
- het departement Omgeving van de Vlaamse Overheid
- de deputatie van de provincie in kwestie
- de adviesinstanties zoals vermeld in Bijlage 1 van het Uitvoeringsbesluit
- als het plan grenst aan of aanzienlijke effecten kan hebben op een ander(e) gemeente, provincie, gewest of land dan wordt ook advies gevraagd aan deze instantie. Als het plan grenst aan of aanzienlijke effecten kan hebben op gebieden die onder de federale bevoegdheid vallen, wordt het advies van de federale overheid gevraagd. Als tenslotte een gemeente, een provincie, een land, een gewest, de federale overheid, een gemeente of een provincie, verzoekt om de startnota te bezorgen, wordt aan hen ook advies gevraagd.
Voor een provinciaal RUP vraagt de deputatie advies aan:
- de provinciale commissie voor ruimtelijke ordening
- het departement Omgeving van de Vlaamse Overheid
- de colleges van burgemeester en schepenen van de betrokken gemeenten
- de adviesinstanties zoals vermeld in Bijlage 1 van het Uitvoeringsbesluit
- als het plan grenst aan of aanzienlijke effecten kan hebben op een ander(e) provincie, gewest of land dan wordt ook advies gevraagd aan deze instantie. Als het plan grenst aan of aanzienlijke effecten kan hebben op gebieden die onder de federale bevoegdheid vallen, wordt het advies van de federale overheid gevraagd. Als tenslotte een gemeente, een provincie, een land, een gewest, de federale overheid, een gemeente of een provincie, verzoekt om de startnota te bezorgen, wordt aan hen ook advies gevraagd.
Voor een gewestelijk RUP zal de Vlaamse Regering eveneens advies vragen aan een aantal instanties zoals opgesomd in het decreet en in Bijlage 1 van het Uitvoeringsbesluit.
De initiatiefnemende overheid kan altijd andere adviesinstanties (formeel) betrekken, door een specifieke vraag te stellen via het digitaal platform.
Het is aan de adviesinstantie zelf om al dan niet in te gaan op deze adviesvraag. Geen reactie binnen een specifieke termijn (1e participatie: 60 dagen, plenaire vergadering/schriftelijke adviesvraag: 14 dagen) betekent dat er voorbij gegaan wordt aan het advies. Dit betekent :
- de ‘formele’ adviesverlenende instanties (conform het uitvoeringsbesluit) moeten steeds een adviesvraag via het digitale platform krijgen;
- de aangeduide adviesinstanties kunnen zelf volgens hun prioriteiten/belang bepalen waar ze al dan niet advies over geven;
- de initiatiefnemende overheid kan zelf bepalen in hoeverre zij adviesverlening of andere ondersteuning verwacht van instanties die niet in het uitvoeringsbesluit opgenomen zijn.
2.2.2. Hoe?
Sinds 1 juni 2018 verloopt de adviesvraag verplicht via het digitaal platform. De RUP-adviestoets kan ondersteuning bieden bij het bepalen van de adviesinstanties.
Aan de adviesinstanties wordt tegelijkertijd advies gevraagd over enerzijds het plan en anderzijds de milieueffecten. Voor de aard van het advies over de milieueffecten zijn er twee verschillende invalshoeken:
- Als er in de startnota gemotiveerd is dat de effecten van het plan niet aanzienlijk zijn, wordt van de adviesinstanties verwacht dat ze vb. aangeven of ze al dan niet akkoord gaan met de conclusie dat er geen aanzienlijke effecten zijn, opmerkingen geven over de volledigheid van de onderbouwing, .....
- Als er in de startnota aangegeven is hoe men het onderzoek voor het plan-MER wil uitvoeren, wordt van de adviesinstanties verwacht om - inden nodig - opmerkingen te geven op de voorgestelde werkwijze.
Deze adviesvragen zijn dus gelijkaardig aan de adviesvragen volgens de vorige regelgeving, maar waar er vroeger een apart advies gevraagd werd over enerzijds de milieueffecten en anderzijds het plan, wordt dit nu gecombineerd in één fase.
3. Eindresultaat
- Het eindresultaat van de adviesronde en de raadpleging van de bevolking, inclusief het participatiemoment, is een verzameling van adviezen, inspraakreacties en een verslag van het participatiemoment. De wijze waarop met deze informatie wordt omgegaan en het resultaat ervan, leidt tot de scopingnota.
- Het verslag van het participatiemoment omvat een bundeling van alle opmerkingen en is eerder algemeen van aard. Het kan in deze fase ook nog geen antwoorden geven op alle gemaakte bedenkingen of suggesties. Het is pas in de scopingnota dat er, na het verwerken van het geheel aan adviezen en inspraak, een terugkoppeling kan gebeuren naar de bevolking.
- De bevoegde overheid stelt de startnota, de procesnota (en eventuele aanpassingen) en het verslag van het participatiemoment ter beschikking op haar website en laadt deze op in het digitale platform.
Het college van burgemeester en schepenen (voor een gemeentelijk RUP) of de deputatie (voor een provinciaal RUP) bezorgt de startnota, de adviezen, de reacties en het verslag van het participatiemoment aan de bevoegde dienst voor milieueffectrapportage en veiligheidsrapportage binnen een termijn van tien dagen na het afsluiten van de termijn van 60 dagen. Dit kan via mer@vlaanderen.be en seveso@vlaanderen.be . De documenten hoeven niet per post bezorgd te worden. Let op: deze decretale verplichting is enkel bedoeld om de betrokken diensten op de hoogte te brengen van de lopende procedure en staat los van de vraag aan het team Mer om te bevestigen dat de opmaak van een plan-MER niet noodzakelijk is en eveneens los van het doorlopen van de RVR-toets! Om misverstanden te vermijden kan u bij het bezorgen van de documenten best duidelijk vermelden of u deze bezorgt:
ofwel louter ter informatie, dus volgens artikel 2.2.12 (voor een provinciaal RUP) of artikel 2.2.18 (voor een gemeentelijk RUP)
ofwel met de vraag om te bepalen of er al dan niet een plan-MER gemaakt moet worden, dus volgens artikel 2.2.4 §3. Let wel, indien nodig moet u eerst de adviezen en reacties van het eerste participatiemoment verwerken, zie ook Stap 3: Opmaak scopingnota (en desgevallend bepaling plan-MER/RVR-plicht).
4. Meer informatie