1. Doel

Bij de opmaak van de scopingnota is enerzijds de nota zelf (= resultaat), en anderzijds zeker ook het proces om tot deze nota te komen, belangrijk. In deze fase worden de adviezen en inspraakreacties verwerkt en wordt aangegeven welke overwegingen hierbij hebben meegespeeld. Wat betreft de effectbeoordelingen zijn er 2 mogelijkheden:

• Er wordt aangegeven hoe de effectbeoordelingen verder uitgevoerd zullen worden (vb. in  de scopingnota wordt opgenomen hoe het plan-MER opgemaakt zal worden), OF
• de bevoegde administratie bepaalt dat de opmaak van een plan-MER en/of RVR niet nodig is.

Deze fase kan deels parallel lopen met de opmaak van het RUP en eventueel de verdere opmaak van de onderbouwende effectbeoordelingen.

2. Overzicht acties

2.1. Wat?

De scopingnota bouwt voort op de startnota en bevat minstens dezelfde onderdelen als de startnota. De scopingnota bepaalt de te onderzoeken ruimtelijke aspecten en de effectbeoordelingen die al dan niet moeten worden uitgevoerd, en - indien van toepassing - de methode ervan. Door het opmaken van de scopingnota wordt er richting gegeven aan het onderzoek voor wat betreft het plan zelf en de effecten.

2.2. Hoe?

1) De adviezen en inspraakreacties op de startnota worden door het planteam in de scopingnota verwerkt.

Er wordt beschreven hoe omgegaan zal worden met suggesties om het plan te verbeteren,  aandachtspunten in functie van de effectonderzoeken worden beschreven, .... Ook de wijze waarop er bijvoorbeeld in het plan-MER omgegaan zal worden met mogelijke nieuwe alternatieven wordt beschreven in de scopingnota (vb.: zullen nieuwe alternatieven evenwaardig onderzocht worden of kan gemotiveerd worden dat bepaalde ingesproken alternatieven niet redelijk zijn).

Het is niet verplicht om de inhoud van de inspraakreacties letterlijk op te nemen in de scopingnota of in andere documenten die gemaakt worden in functie van het RUP en die publiek beschikbaar zijn. Als uit de inhoud van de reacties blijkt van wie de reactie afkomstig is, zonder dat dat nodig is om de reactie te begrijpen en/of gewenst is door de inspreker, is het dus aangewezen om de persoonsgegevens weg te laten of om de reacties niet volledig of letterlijk op te nemen, maar een algemene bespreking van de inhoud van de inspraak toe te voegen. Bijvoorbeeld: 23 insprekers vragen om onderzoek te voeren naar hinder en inkijk door de nieuwe woonontwikkeling, …

Dikwijls wordt  in de fase van de opmaak van de scopingnota een tabel gemaakt waarin alle adviezen en inspraakreacties samengevat worden en waarin aangegeven wordt hoe er mee omgegaan zal worden. Ook in deze tabel is het aangewezen om persoonsgegevens weg te laten of om de inspraak algemeen samen te vatten i.p.v. letterlijk te kopiëren.

2 a) Als er een plan-MER of RVR opgesteld wordt: in de scopingnota wordt verder vastgelegd hoe het onderzoek moet gebeuren.

Als de startnota er reeds van uitgaat dat een plan-MER en/of RVR noodzakelijk is, dan bevat de startnota reeds een beschrijving van de te onderzoeken effecten en van de inhoudelijke aanpak van de effectbeoordelingen (methodologie). In de scopingnota wordt verder vastgelegd hoe het onderzoek moet gebeuren, rekening houdende met inspraak en adviezen. Het team Mer en/of team Externe Veiligheid integreert hun vereisten voor wat betreft de inhoud van het MER (cf. de vroegere richtlijnen) en/of RVR in de scopingnota.

2 b) Als men wil aantonen dat er geen plan-MER of RVR gemaakt hoeft te worden: de bevoegde administratie bepaalt of er al dan niet een plan-MER en/of RVR gemaakt moet worden.

Als in de startnota gemotiveerd wordt dat het plan geen aanzienlijke effecten kan hebben, dan moet het team Mer dit bevestigen vóór de voorlopige vaststelling van het ontwerp-RUP. Het team Mer zal bij deze beoordeling rekening houden met de adviezen en de resultaten van de participatie.

Wanneer? De regelgeving specificeert niet wanneer het team Mer zich moet uitspreken over de plan-MER-plicht of wanneer aan het team Mer gevraagd moet worden zich hier over uit te spreken Dit gebeurt best wanneer er al een verwerking heeft plaatsgevonden van de adviezen en reacties van het eerste participatiemoment. Op dat moment in het proces is er voldoende informatie voorhanden om het team Mer toe te laten een beslissing te nemen. Het is ook mogelijk het team Mer om een beslissing te vragen wanneer het voorontwerp-RUP al is opgemaakt of in een eindfase zit (de beslissing moet er namelijk pas zijn voor de voorlopige vaststelling van het ontwerp-RUP). Dit is enkel aan te raden wanneer er weinig twijfel is over de noodzaak van een plan-MER. In de gevallen waarin het niet duidelijk is of een plan-MER al dan niet nodig zou kunnen zijn, wordt best al in een vroeg stadium (vanaf vooronderzoek) contact opgenomen met het team Mer. 

Als uit de RVR-toets blijkt dat er geen RVR moet opgemaakt worden, en deze beslissing opgenomen is in de startnota, dan kan dezelfde beslissing toegevoegd worden aan de scopingnota. Enkel wanneer de geplande ontwikkelingen of de grenzen van het plangebied wijzigen, moet de RVR-toets opnieuw doorlopen worden en dient het nieuwe resultaat toegevoegd te worden aan de scopingnota.

Als er wel een plan-MER of RVR noodzakelijk blijkt te zijn, in tegenstelling tot de oorspronkelijke inschatting van het planteam, zal het team Mer respectievelijk team Externe Veiligheid voor het verdere verloop van het proces deel uitmaken van het planteam in functie van de effectbeoordeling. Stap 3 moet dan hernomen worden met een nieuwe/aangepaste startnota. 

3) Meerdere scopingnota's

Tijdens het RUP-proces kan de scopingnota ook nog bijgesteld (moeten) worden. De scopingnota is pas definitief voor de voorlopige vaststelling van het plan.  In de volgende gevallen kan het nodig zijn een bijkomende scopingnota op te stellen: wanneer er diverse planalternatieven of varianten te onderzoeken zijn, wanneer het effectonderzoek, door voortschrijdend onderzoek, tot nieuwe/gewijzigde inzichten heeft geleid, ... Voor veel RUP’s zal het echter niet nodig zijn om meerdere versies van de scopingnota op te maken.

DSI is voorzien op het opladen van meerdere scopingnota’s. Als er al een scopingnota opgeladen werd in DSI en er is een volgende scopingnota beschikbaar waarin ook de 'bepaling van Team Mer dat geen plan-MER nodig is' opgenomen werd, dan mag de oorspronkelijk opgeladen scopingnota niet verwijderd worden. De nieuwe versie van de scopingnota moet opgeladen worden. 

4) Let wel, de bepaling dat geen MER nodig is, moet zowel in de scopingnota als in het RUP opgenomen worden (zie Stap 5: Opmaak ontwerp-RUP (en effectbeoordelingen): voorlopige vaststelling van het RUP).

5) Samenstelling planteam aanpassen: Op basis van nieuwe inzichten of informatie uit de adviezen en de participatie kan blijken dat het aangewezen is om bijkomende instanties (tijdelijk) toe te voegen aan het planteam of dat de deelname van andere instanties niet meer noodzakelijk is voor het verdere planningsproces. Dit moet beschreven worden in de procesnota.

3. Eindresultaat

De scopingnota geeft het voortschrijdend inzicht tussen de fase van de startnota en de voorlopige vaststelling van het ontwerp-RUP  weer en geeft aan hoe omgegaan is met de adviezen en de inspraakreacties.

De bevoegde overheid stelt de scopingnota('s) ter beschikking op haar website en laadt deze op in het digitale platform DSI.