Voorbereidingsfase

Tijdens de voorbereidingsfase wordt alles in gereedheid gebracht om met het formele proces van de opmaak van het MER te beginnen.
Dit houdt in dat binnen het team van MER-deskundigen een werkkader en werkafspraken worden opgesteld. Deze afspraken kunnen eventueel de vorm aannemen van een proces- en kwaliteitsplan.
Volgende onderwerpen moeten zeker aandacht krijgen:

• de timing van het proces voor de opmaak van het MER, met opsplitsing in fasen, met bijhorende deadlines;
• de taakverdeling en respectieve verantwoordelijkheden;
• de manier van communicatie en de wijze waarop de communicatiestromen, tussen de MER-deskundigen onderling, en met de initiatiefnemer en eventuele derde partijen geregeld worden;
• de manier waarop dataverzameling en databeheer worden georganiseerd; er moet gezorgd worden voor voldoende doorstroming van informatie naar de verschillende betrokken MER-deskundigen door het organiseren van gegevensoverdracht, zowel tussen de initiatiefnemer en het team van MER-deskundigen, tussen de verschillende MER-deskundigen onderling als naar het Team Mer. Ook de timing van die informatie-uitwisseling moet beheerd worden;
• de interne kwaliteitsborging, en met name de manier waarop de verschillende teksten, berekeningen, kaarten en figuren nagekeken worden op kwaliteit en juistheid;
• richtlijnen voor aanmaken, naamgeving, vormgeving, opslaan en overmaken van GIS-bestanden;
• de inhoudstafel van het startdocument en het MER, met aanduiding van de taakverdeling;
• een overzicht van de belangrijkste procesrisico's (met name deze die zouden kunnen leiden tot het uitlopen van de tijdsplanning) en een voorstel voor de beheersing ervan.

Bij het begin van de opdracht wordt ook best een projectplanning opgemaakt. Tijdens het verloop van het volledige MER-proces dient deze planning als referentie. Ze wordt nauwkeurig opgevolgd en regelmatig geactualiseerd in functie van de voortgang van het proces.

Opmaak startdocumenten (kennisgeving, aanmelding, startnota, …)

In deze fase wordt het startdocument voor het MER voorbereid, opgesteld en ter inzage gelegd.
Voorbereiding en opmaak van dit startdocument houdt onder meer in:

• opmaken van een heldere project- of planbeschrijving, in overleg met de initiatiefnemer en het definiëren van te onderzoeken alternatieven
• het uitvoeren van de scopingsoefening (eventueel onder vorm van een interne workshop) met het team van MER-deskundigen; dit houdt onder meer het opstellen van een ingreep-effectenmatrix in en kan ook gekoppeld worden aan een terreinbezoek, samen met de initiatiefnemer;
• uitschrijven van de niet-disciplinespecifieke hoofdstukken;
• redactie van de disciplinespecifieke hoofdstukken.
• coördinatie van dataverzameling en –beheer en van de aanmaak van kaartmateriaal;
• opvolgen, actualiseren en doen respecteren van de afgesproken tijdsplanning;
• bewaken dat invulling wordt gegeven aan de bestaande richtlijnenboeken en-systemen en handleidingen betreffende milieueffectrapportage;
• screening en kwaliteitscontrole van de teksten;
• eindredactie van het volledige document;
• voorstellen en bespreken van het ontwerp tijdens een overleg met de initiatiefnemer;
• aanpassen van dit ontwerp en eindredactie van het definitieve document;
• voorbereiden en bijwonen van een eventuele vergadering met Team Mer en adviesinstanties;
• permanente communicatie en terugkoppeling met de initiatiefnemer en het Team Mer.

Uitvoeringsfase

Opstart van de uitvoeringsfase

De uitvoeringsfase omvat het eigenlijke studiewerk en de redactie van de teksten. De MER-deskundigen schrijven de discipline-specifieke teksten, de MER-coördinator is verantwoordelijk voor de algemene hoofdstukken. Hij zorgt ook voor de kwaliteitscontrole en de eindredactie van de input van de verschillende deskundigen.
Bij het begin van de uitvoeringsfase komt het erop aan de eerder gemaakte afspraken te bevestigen (of eventueel bij te stellen) en een duidelijk werkkader af te spreken onder vorm van een definitieve inhoudstafel voor het MER. Ook moet de timing bevestigd en verfijnd worden.

Reden voor deze (eventuele) bijstellingen is dat in het begin van de uitvoeringsfase de richtlijnen/scopingsadvies/scopingnota ter beschikking zijn gekomen. Deze documenten kunnen eventuele aannames of keuzes die door de initiatiefnemer en het MER-team gemaakt waren bevestigen, maar ook in vraag stellen. Dit kan er eventueel toe leiden dat de inhoudelijke scope van de studie moet uitgebreid worden, dat de timing moet bijgesteld worden of dat bijkomende varianten moeten bestudeerd worden.

Interne kwaliteitscontrole

Het is belangrijk dat interne kwaliteitscontrole geen 'end of pipe' –gebeuren vormt. Om dit te garanderen wordt best een gefaseerde timing op waarbij bepaalde teksten eerder worden aangeleverd dan anderen. Deze fasering is overigens ook nodig gezien het feit dat bepaalde disciplines grotendeels voortbouwen op de input van andere disciplines.

Het nalezen gebeurt in principe door de MER-coördinator die een brede algemene kennis heeft van de inhoudelijke aspecten van de verschillende MER-disciplines. Bepaalde specialistische onderdelen kan hij eventueel laten nakijken door homologe deskundigen binnen zijn organisatie.

De tabel hieronder geeft een voorbeeld van de verschillende aspecten die aandacht verdienen bij het nalezen en de kwaliteitscontrole van een tekst en studieresultaten.

Tabel Aspecten van kwaliteitscontrole

De MER-coördinator overlegt in de loop van de uitvoeringsfase bij voorkeur één of meerdere malen apart met de verschillende deskundigen, om de voortgang en de eventuele moeilijkheden te bespreken.

Gezien de vele interacties die bestaan tussen de verschillende disciplines verdient het aanbeveling in de loop van de uitvoeringsfase ook minstens één overleg te organiseren met alle MER-deskundigen om methodologische aandachtspunten te bespreken, praktische vragen (bijvoorbeeld met betrekking tot beschikbaarheid van basisdata) te behandelen en de stand van de effectbespreking na te gaan. De ervaring leert dat dergelijk tussentijds deskundigenoverleg van groot belang is om de deskundigen te inspireren, hen toe te laten verbanden te zien, van elkaar te leren en de werkzaamheden te stroomlijnen en efficiënter te maken.

Synthese en eindredactie

De MER-coördinator is verantwoordelijk voor de eindredactie en de eindsynthese van het MER. Hij verzorgt de redactie van de algemene (niet-disciplinespecifieke) hoofdstukken in het MER. Hij of zij besteedt voldoende aandacht aan de vorm en presentatie van het MER door afstemming van structuur en gegevens in de verschillende disciplines enerzijds en vermijden van tegenstrijdigheden en nutteloze herhalingen anderzijds.

De MER-coördinator stelt de eindsynthese van het MER op, en zorgt voor een duidelijk overzicht van de verwachte milieueffecten en milderende maatregelen, in functie van een doorvertaling naar de verdere besluitvorming. Hij/zij ziet erop toe dat de verschillende disciplines en deelstudies op elkaar afgestemd worden in de opgeleverde documenten en uiteindelijk een samenhangend geheel vormen in het MER.

Hij/zij heeft speciale aandacht voor het synthetiseren en op elkaar afstemmen van de milderende maatregelen en betrekt indien nodig, en in overleg met het Team Mer, de verschillende relevante actoren (met name die verantwoordelijk voor de uitvoering van de maatregelen) bij deze afstemming.

De MER-coördinator stelt ook de niet-technische samenvatting van het MER op.

Terugkoppeling met de initiatiefnemer en administratie

Op basis van het ontwerp-eindrapport organiseert het Team Mer eventueel een ontwerptekstbespreking met de MER-coördinator, MER-deskundigen, initiatiefnemer en bevoegde administraties. Deze vergadering geeft aan de betrokken adviesinstanties, de provinciale en gemeentelijke diensten de kans hun opmerkingen op de ontwerptekst te formuleren.

De MER-coördinator bereidt de ontwerptekstvergadering voor, onder meer door op voorhand de opmerkingen van de verschillende administraties op te vragen. Tijdens de vergadering antwoordt hij, in samenspraak met de individuele deskundigen, op de gestelde vragen. Belangrijk is ook het officiële verslag van de ontwerptekstvergadering dat de MER-coördinator achteraf opstelt ten behoeve van het Team Mer (die het naleest en aanvult waar nodig). Dit verslag zal immers mee als checklist dienen voor het Team Mer tijdens de beoordeling van het definitieve MER.

Na afloop van de bespreking zorgen de MER-deskundigen en de MER-coördinator voor de door het Team Mer nodig bevonden aanpassingen aan de ontwerptekst van het MER.

De MER-coördinator zorgt ervoor dat de verwerking van de opmerkingen die geformuleerd werden naar aanleiding van de bespreking van de ontwerptekst transparant gebeurt (eventueel door het opstellen van antwoordnota's en het werken met een tussentijdse versie waarin wijzigingen worden bijgehouden) zodat de eindbeoordeling door het Team Mer vlot kan verlopen en geen aanleiding geeft tot overschrijding van de wettelijke termijnen.

Beoordelingsfase

Op het einde van de uitvoeringsfase wordt het MER door de initiatiefnemer ingediend. . Het Team Mer onderzoekt het MER en neemt een beslissing aangaande de finale kwaliteitsbeoordeling van het MER en stelt een verslag op. Normaliter zijn er tijdens deze fase geen prestaties te voorzien voor de MER-deskundigen of MER-coördinator. Als het MER wordt afgekeurd dienen zij uiteraard hun taken te hervatten.

Nazorgfase

Als afsluiting van het MER-proces zorgt de coördinator voor een oplevering (aan de initiatiefnemer, en op vraag eventueel ook aan bv. adviesverlenende instanties) van alle relevante documenten en informatie die in de loop van het MER-proces verzameld en geproduceerd zijn (inbegrepen GIS- bestanden, rekenbladen, modeloutputs e.d.m.). Eventueel kan de MER-coördinator ook nog een taak opnemen met betrekking tot de opvolging en doorvertaling van de milderende maatregelen. Deze verantwoordelijkheid wordt best al bij het begin van het proces vastgelegd.