De plan- of projectbeschrijving is een belangrijk deel van het startdocument, het plan- of project-MER, de ontheffingsnota en de screeningsnota. Ze heeft immers als doel om het plan of project te beschrijven zodat voor alle betrokkenen duidelijk is wat het voorwerp van de milieueffectbeoordeling is. De beschrijving dient dan ook opgesteld te worden vanuit dit oogpunt.

Om de duidelijkheid te vergroten, kan de plan- of projectbeschrijving opgesplitst worden in meerdere delen:

• Een beschrijving van de doelstelling (wat wil men met dit plan of project bereiken?) en het nut en de noodzaak (waarom is dit plan of project nodig?) van het plan of project: deze moet voor de lezer (Team Mer zowel als adviesverlenende instanties en burgers) de rationale achter het plan of project duidelijk maken. Deze rationale kan (deels) maatschappelijk zijn (zoals bij overheidsinitiatieven) of eerder economisch (bij privé-investeringen). Een goede beschrijving van nut en noodzaak laat ook toe beter te begrijpen waarom bepaalde alternatieven al dan niet mee in overweging genomen werden. Een beschrijving van eventuele alternatieven (al dan niet behouden) maakt uiteraard ook deel uit van de plan- en projectbeschrijving. Hier wordt dieper op ingegaan in de handleiding "Alternatieven in m.e.r." en in het luik Alternatieven.
• Een technisch-inhoudelijke beschrijving van het plan of project; deze omvat minstens:
  • De algemene ruimtelijke situering van het plan of project
  • De fasering van het plan of project
  • De met het plan of project noodzakelijk samenhangende andere plannen of ingrepen die geen deel uitmaken van het plan of project s.s.
  • De ruimtelijke afbakening van het plan of project;
  • Voor projecten indien relevant ook het verschil in situatie tussen de aanleg- en exploitatiefasen.
  • In de eerste plaats voor projecten: De vormgeving/samenstelling/eigenschappen van het project (inclusief afmetingen, technische parameters, procesbeschrijving, …)
  • Specifiek voor projecten: Een beschrijving van de constructie/aanlegfase van het project inclusief noodzakelijke inputs, tijdelijke inrichtingen, …
• Een beschrijving van de milieuaspecten:
  • in de eerste plaats voor projecten: de waarschijnlijk relevante milieuaspecten (luchtemissies, gebruik van grondstoffen, energiegebruik, afval, watergebruik en -emissies, geluid, transport, …) direct/rechtstreeks verbonden aan het project. Het al dan niet significant zijn van deze effecten wordt nader bestudeerd tijdens de scoping. Kwantitatieve gegevens met betrekking tot de relevante milieuaspecten worden, voor zover al gekend, ook opgenomen in dit onderdeel.
  • de plan- of projectgeïntegreerde milieu- en duurzaamheidsmaatregelen.

In de praktijk ligt het niet altijd voor de hand de beschrijving van het plan of project zelf en van zijn milieuaspecten uit elkaar te houden. Belangrijk is vooral dat de verschillende hier vermelde elementen ook aan bod komen.

Alle info i.v.m. de milieuaspecten kan in één hoofdstuk opgenomen worden, bij de plan- of projectbeschrijving. Een andere mogelijkheid is om kwantitatieve gegevens bij de desbetreffende disciplines/thema's op te nemen. Het is aan de MER-coördinator om hier de keuze te maken die de duidelijkheid van het MER optimaliseert. In elk geval dient er over gewaakt te worden dat (1) kwantitatieve gegevens slechts eenmaal vermeld worden en dat er op andere plaatsen in het MER gewerkt wordt met duidelijke verwijzingen en (2) er een consequente benadering is met betrekking tot in welk deel van het MER kwantitatieve gegevens van het plan of project worden beschreven.

Uit deze beschrijving moet duidelijk naar voor komen welke hoofdingrepen tijdens de verschillende relevante fasen van het plan of project (voorbereiding, bouw, exploitatie, …) optreden. Een goed gekozen verdere opdeling in deelingrepen is essentieel om later een koppeling te maken met de relevante effectgroepen. Het is hierbij niet de bedoeling een zo gedetailleerd mogelijke indeling in alle mogelijke deelingrepen weer te geven als dit geen meerwaarde biedt voor de latere effectbeschrijving.

De aard en het detailniveau van de plan- of projectbeschrijving hangt af van de soort milieueffectrapportage. De beschrijving wordt vb. best geïllustreerd met (proces)schema's, principeschetsen, relevant cijfermateriaal, foto's (eventueel van vergelijkbare plannen of projecten), (grond)plannen, kaarten, …). Voor project-MER's zal bijvoorbeeld een hogere graad van detail mogelijk en ook nodig zijn dan voor plan-MER's. Aandachtspunt daarbij is uiteraard steeds de relevantie, objectiviteit, leesbaarheid en begrijpbaarheid. Het is niet de bedoeling de lezer te overdonderen, om informatie te gebruiken als bladvulling of om promotie te voeren voor het initiatief. De plan- of projectbeschrijving dient in de eerste plaats als kader voor de erop volgende effectbeschrijving- en beoordeling. Wel moet de beschrijving voldoende volledig zijn om de lezer ervan te overtuigen dat geen elementen met potentiële milieurelevantie over het hoofd gezien zijn. Anders gezegd: de lezer (vb. een (gevormde) burger die wil reageren op het startdocument) moet zich een beeld kunnen vormen van de mogelijke milieugevolgen van het plan of project, zonder daarvoor te moeten afgaan op de mening van de deskundigen.

Een goede plan- of projectbeschrijving is belangrijk voor alle verschillende vormen van milieueffectrapportage, inbegrepen ontheffingsaanvragen en screenings. Ontheffingsnota's en screeningsnota's moeten immers kunnen aantonen dat geen aanzienlijke effecten te verwachten zijn, en dat kan alleen mits een goed begrip van wat het plan of project precies inhoudt. Oppervlakkige of onvolledige plan- of projectbeschrijvingen kunnen twijfel doen ontstaan over de juistheid van de analyse met betrekking tot de milieueffecten. Dit hoeft echter niet te betekenen dat de projectbeschrijvingen in alle gevallen ook technisch gedetailleerd moeten zijn; de footprint, afmetingen en algemeen uitzicht van een gebouw zijn in het kader van een screenings- of ontheffingsnota vaak voldoende om zich een beeld te kunnen vormen van de mogelijke milieu-impact ervan; technische ontwerptekeningen voegen daar geen nuttige informatie aan toe.

Het is aan te bevelen om bij de opmaak van een MER of een ontheffingsnota een terreinbezoek uit te voeren met de initiatiefnemer en de MER-deskundigen. Dit leidt tot een veel beter begrip van de lokale situatie.