Voorafgaand aan de start van de formele m.e.r.-procedure voor de opmaak van een MER, ontheffingsnota of screeningsnota kan het noodzakelijk of aangewezen zijn om vooronderzoek uit te (laten) voeren en/of vooroverleg te organiseren.

Vooronderzoek

Met vooronderzoek of voorstudies worden alle onderzoeken bedoeld die voorafgaand aan de formele m.e.r.-procedure uitgevoerd worden. Dit kunnen technische studies zijn, ter onderbouwing van de project of planbeschrijving, of eerste omgevingsanalyses, om de eventuele globale kwetsbaarheid, beschermingen of algemene waarden van het project- of plangebied in beeld te krijgen, maar ook meer verkennende studies om de probleemstelling, doelstelling (plan- of projectdefinitie), de verschillende oplossingen (alternatieven) en zelfs mogelijke synergiën (met andere projecten of plannen) helder te krijgen. Belangrijk aan te geven is dat dit vooronderzoek, met uitzondering van de technische studies, ook uitgevoerd kan worden in de fase van de opmaak van het startdocument voor een MER of de ontheffingsnota, zodat dit vooronderzoek wel al deel uitmaakt van het m.e.r.-proces. Bedoeling is om een duidelijk en goed gefocust startdocument of ontheffingsnota op te maken. Vermits m.e.r. bij voorkeur ook ontwerpend en sturend kan zijn kan dit 'vooronderzoek' uiteraard ook grotendeels binnen de formele m.e.r.-procedure plaatsgrijpen.

Tot de voorbereidende stappen voor de uitwerking van een plan of de realisatie van een project, moet zeker ook het polsen naar draagvlak bij de diverse belanghebbenden gerekend worden. Belanghebbenden zijn bijvoorbeeld betrokken gemeenten, een actiecomité of een maatschappelijke middenveldorganisatie of zelfs politieke besluitvormers, in bepaalde gevallen eventueel ook individuele burgers die in positieve of negatieve zin door de realisatie van het plan of project beïnvloed kunnen worden. Zij worden later tijdens het formele m.e.r.-proces betrokken via inspraak, advies of zelfs bijkomend informeel overleg. 

De interne en externe voorstudies vormen samen ook een soort haalbaarheidsonderzoek en dienen in de eerst plaats om zoveel mogelijk kennis te vergaren. Dit onderzoek is verder noodzakelijk om de doelstellingen scherp te stellen, zicht te krijgen op de verschillende factoren die een impact kunnen hebben op de realisatie van het gewenste plan of project en alle mogelijke oplossingen voor de probleemstelling in beeld te krijgen (ook deze met een geringere impact op het milieu).

Naast onderzoek naar (bedrijfs)economische en investeringsaspecten wordt in dergelijke haalbaarheidsstudies vaak ook een eerste verkenning uitgevoerd van de te volgen procedures en de belangrijkste milieueffecten of potentiële milieubelemmeringen. De initiatiefnemer gebruikt deze informatie om in eventueel vooroverleg (zie verder) te treden met het Team Mer, vergunningverlener of beslissingnemende overheid. Dit vooroverleg is niet wettelijk verplicht, maar voor alle partijen meestal erg nuttig en verhelderend.

Specifieke aspecten die in een voorstudie eveneens aan bod kunnen komen, zijn het verzamelen van basisgegevens (via metingen of terreininventarisatie) of het opmaken van een model en het doorrekenen van bepaalde referentiesituaties, alternatieven of milderende maatregelen. Wanneer laatstgenoemd onderzoek (de doorrekeningen) tijdens de opmaak van het MER gebeurt (en dit wordt sterk aangeraden om te vermijden dat alles al beslist en onderzocht is vooraleer het MER opgemaakt wordt) spreekt men niet meer over vooronderzoek of voorstudies maar kan dit onderzoek aangewend worden om evaluerend te ontwerpen tijdens het m.e.r.-proces (zie deel M.e.r. als ontwerpinstrument).

Elementen uit het haalbaarheidsonderzoek vormen nuttige informatie voor de opmaak van het startdocument, de ontheffingsnota of de screeningsnota.

Vooroverleg

Bij (technisch) ingewikkelde, niet courante of maatschappelijk gevoelige dossiers kan het voor de initiatiefnemer aangewezen zijn om met het Team Mer te overleggen. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren voorafgaand aan de selectie van een studiebureau voor de opmaak van een MER, of door de initiatiefnemer samen met de MER-coördinator na toewijzing van de opdracht aan een studiebureau/team van erkende MER-deskundigen.

Bedoeling van het vooroverleg is om een vlot m.e.r. proces te verkrijgen, door voorafgaand aan de eigenlijke start van de m.e.r.-procedure een aantal zaken af te toetsen bij het Team Mer. Het is aanbevolen om voorafgaand aan dat overleg een aantal voorbereidende documenten over te maken aan het Team Mer. Op dat vooroverleg zal de initiatiefnemer het plan of project toelichten en kunnen volgende zaken aan bod komen:

Verder kunnen ook een aantal andere zaken besproken worden, maar dan (ook) 'onder voorbehoud': de gewenste inhoud van het MER, de afbakening van de relevante effectgroepen en te hanteren significantiekaders aan de hand van de richtlijnenboeken en de voorgestelde methodologie. Een definitieve beslissing over de relevante disciplines en de genoemde andere aspecten zal echter maar in de richtlijnenfase kunnen gebeuren na verwerking van inspraak en adviezen.

Door vooroverleg te houden zal de initiatiefnemer de consequenties van het m.e.r.-proces voor de timing van het plan of project beter kunnen inschatten en kan duidelijk worden welke onderzoeken al dan niet voorafgaand of binnen het m.e.r.-proces kunnen uitgevoerd worden. Een vooroverleg mag geen voorafname van de eigenlijke m.e.r.-procedure worden. Het Team Mer neemt daarom ook geen actieve rol op om adviesinstanties uit te nodigen op het vooroverleg. Het Team Mer kan wel aangeven dat een overleg met bepaalde adviesinstanties aangeraden wordt.

In de praktijk gebeurt vooroverleg meestal op initiatief van een andere partij dan het Team Mer. Belangrijk is dat de initiatiefnemer/MER-coördinator de doelstelling van het overleg duidelijk afbakent, aangeeft wat de verwachtingen zijn en op welke vragen een antwoord wordt verwacht, en voorbereidende documenten bezorgt aan het Team Mer.