Het DABM (artikel 4.3.3 §3) stelt dat een bijlage-II-project kan ontheven worden van de verplichting tot het opstellen van een project-MER indien:

1° vroeger al een plan-MER werd goedgekeurd betreffende een plan of programma waarin een project met vergelijkbare effecten beoordeeld werd of een project-MER werd goedgekeurd betreffende een project waarvan het voorgenomen initiatief een herhaling, voortzetting of alternatief is, en een nieuw project-MER redelijkerwijze geen nieuwe of bijkomende gegevens over aanzienlijke milieueffecten kan bevatten;

of

2° een toetsing aan de criteria van bijlage II uitwijst dat het voorgenomen project geen aanzienlijke gevolgen kan hebben voor het milieu en een project-MER redelijkerwijze geen nieuwe of bijkomende gegevens over aanzienlijke milieueffecten kan bevatten.

De meeste ontheffingsdossiers worden bij het Team Mer ingediend op basis van de tweede ontheffingsgrond (artikel 4.3.3 §3 2°). Het Team Mer kan een dergelijke ontheffing verlenen als duidelijk aangetoond wordt dat het project geen aanzienlijke effecten kan hebben en een project-MER geen nieuwe gegevens over aanzienlijke milieueffecten kan bevatten.

De initiatiefnemer moet de ontheffingsnota stofferen met voldoende informatie. Over de precieze inhoud van een ontheffingsnota zegt de regelgeving niets. Het is zeker niet de bedoeling dat een ontheffingsnota even gedetailleerd is als een MER; wel moet alle informatie aanwezig zijn (niet meer en niet minder) om bovenstaande punten overtuigend aan te kunnen tonen. Minimaal moet daarom volgende informatie opgenomen worden in een ontheffingsnota:

• een beschrijving van het project;
• een beschrijving van de projectomgeving (studiegebied) met speciale aandacht voor kwetsbare elementen ervan;
• een beschrijving van de te verwachten effecten met desgevallend een duidelijke motivatie waarom ze niet aanzienlijk zijn en/of niet afwijken van wat eerder al bestudeerd werd in een plan- of project-MER.
  
  

Hoewel dit niet verplicht is volgens de regelgeving organiseert het Team Mer meestal een adviesronde en vraagt ze advies over de ontheffingsaanvraag aan een aantal relevante instanties.

Het Team Mer beslist binnen de 60 dagen na ontvangst van het verzoek. In voorkomend geval bevat de beslissing de voorwaarden die aan de ontheffing zijn verbonden. Een ontheffing wordt verleend voor een beperkte duur en vervalt als het project niet wordt aangevangen binnen een termijn die in de beslissing wordt opgenomen (cf. par. 7.6 met betrekking tot de geldigheid van een MER, waarin verduidelijkt wordt wat moet verstaan worden onder 'aangevangen'). Deze termijn mag niet meer dan 4 jaar bedragen. Binnen de 70 dagen na ontvangst van het verzoek wordt de beslissing betekend aan de initiatiefnemer.

Indien de ontheffingsnota onvoldoende kan aantonen dat het project voldoet aan de voorwaarden om een ontheffing te kunnen verlenen, kan het Team Mer één van de volgende beslissingen nemen:

• Er zijn aanpassingen of verduidelijkingen noodzakelijk. Na een eventuele volgende ronde kan de ontheffing in principe alsnog verleend worden. Team Mer beslist of een nieuwe adviesronde nodig is. Doorgaans betekent dit dat de procedure niet kan afgerond worden binnen de termijn van 60 dagen.
• Aanzienlijke gevolgen voor het milieu kunnen niet uitgesloten worden en de ontheffing kan niet verleend worden. Een project-MER-procedure moet opgestart worden.
  
  

De beslissing om een ontheffingsnota of een project-MER in te dienen ligt in se bij de initiatiefnemer. Het is echter goede praktijk dat hij bij twijfel contact opneemt met het Team Mer om samen te bekijken of er een redelijke kans is, rekening houdend met de kenmerken van het project en de omgeving, dat de ontheffing inderdaad kan verleend worden. Is dit niet het geval, dan kunnen de kosten voor de opmaak van een ontheffingsnota best vermeden worden en kan beter direct geïnvesteerd worden in de opmaak van een project-MER. Bovendien wordt tijdverlies vermeden door meteen de meest voor de hand liggende procedure te doorlopen. Het advies van het Team Mer over de procedure is in deze natuurlijk niet bindend en geeft geen garantie dat de gevolgde weg inderdaad succesvol zal zijn.

De kans dat een ontheffing zal kunnen worden verleend, wordt bepaald door 4 aspecten:

• de kenmerken van het project;
• de kenmerken van het studiegebied. Mogelijke aspecten zijn:
  
  • de relevante eigenschappen van het studiegebied (bv. welke landgebruiksvormen worden in (de omgeving van) het studiegebied aangetroffen? Is het gebied gevoelig aan overstromingen, erosie…? Wat is het huidige milieugebruik (bv. geluidsnormen die al worden overschreden in het studiegebied?);
  • de aanwezigheid van 'bijzonder beschermde gebieden' zoals gedefinieerd in het project-m.e.r.-besluit van 10 december 2004 (bv. een VEN-gebied, een beschermd duingebied, waterwingebieden, beschermd onroerend erfgoed, erfgoedlandschappen,…);
  • de aanwezigheid van bijzonder kwetsbare gebieden (bv. overstromingsgebieden, stiltegebieden, woonconcentraties).
• de karakteristieken van de potentiële impact, bv. de aard, omvang en duur en frequentie van de impact … .

Uiteraard speelt – als 4^e aspect - ook de kwaliteit van de ontheffingsnota en de daarin beschreven milieueffecten een rol.

Figuur Schematisch overzicht van de ontheffingsprocedure