Voor plannen die niet van rechtswege plan-MER-plichtig zijn (zie stappenplan tot bepaling van de plan-m.e.r.-plicht), kan de initiatiefnemer een screeningsprocedure (ook 'onderzoek tot milieueffectrapportage' genoemd) volgen, waarin aangetoond moet worden dat de effecten van het plan niet aanzienlijk zijn. Als tijdens de screening blijkt dat er toch aanzienlijke effecten te verwachten zijn, moet de initiatiefnemer meteen opteren voor de opmaak van een plan-MER.
Plan-m.e.r.-screenings kunnen gemaakt worden voor verschillende soorten plannen: aanvragen tot planologisch attest, stedenbouwkundige verordeningen, herziening of opheffing van stedenbouwkundige voorschriften volgens artikel 7.4.4/1 van de VCRO, …. De werkwijze is steeds hetzelfde, nl. de generieke procedure volgens het DABM, titel IV, hoofdstuk II. De initiatiefnemer kan de screeningsnota zelf opstellen of een studiebureau inschakelen. In de screeningsnota moet een duidelijk motivatie opgenomen worden dat het plan niet van rechtswege plan-MER-plichtig (en dus 'screeningsgerechtigd') is. Het doel van een screening is om aan te tonen dat een plan geen aanzienlijke milieueffecten kan hebben. Op de website van het Team Mer staat een praktische handleiding en een sjabloon.
De screeningsprocedure verloopt als volgt:
1) Vraag om lijst van aan te schrijven adviesinstanties:
Initiatiefnemers kunnen een lijst met mailadressen vragen aan het Team Mer. Het Team Mer bezorgt een algemene lijst met emailadressen en informatie om te bepalen welke adviesinstanties relevant zijn.
2) Adviesronde:
De initiatiefnemer mailt vervolgens de screeningsnota naar de adviesinstanties. Adviesinstanties krijgen 30 dagen om te reageren. Van hen wordt verwacht dat ze aangeven of ze het er al dan niet mee eens zijn dat de effecten van het plan niet aanzienlijk zijn en informatie aanleveren om het onderzoek te vervolledigen, wanneer nodig.
Indien de adviesinstanties geen advies bezorgen, moet de initiatiefnemer een herinnering versturen, zoals vastgelegd in de Omzendbrief LNE/2007 betreffende milieueffectbeoordeling van plannen en programma's. Er is niet vastgelegd hoelang gewacht moet worden op een antwoord.
3) Verwerken van de ontvangen adviezen:
De initiatiefnemer verwerkt de ontvangen adviezen in het uiteindelijke dossier dat aan het Team Mer bezorgd wordt. Hij past de screeningsnota herkenbaar aan (of formuleert een antwoord in een begeleidende nota) en geeft desgevallend aan hoe met bepaalde opmerkingen zal worden omgegaan in het verdere proces. Zo nodig wordt, in geval de adviesinstanties belangrijke opmerkingen hebben of bijkomende toelichting vragen, teruggekoppeld met de adviesinstanties zelf. De inhoud van deze communicatie wordt ter verduidelijking ook toegevoegd aan het uiteindelijke dossier.
4) Samenstellen van het dossier voor het Team Mer:
De initiatiefnemer mailt het dossier naar het Team Mer. Het dossier bevat de volgende elementen: definitieve screeningsnota; de ontvangen adviezen; indien van toepassing: kopie van herinneringsmails; indien van toepassing: begeleidende nota.
Het Team Mer neemt een beslissing binnen 30 dagen (termijn van orde). Als in het dossier aangetoond wordt dat het plan geen aanzienlijke milieueffecten kan veroorzaken, dan neemt het Team Mer de beslissing dat er geen plan-MER opgemaakt hoeft te worden. Indien niet aangetoond kan worden dat er geen aanzienlijk negatieve effecten op het milieu kunnen optreden, dan moet alsnog een plan-MER opgemaakt worden.
De verplichtingen over hoe de beslissing van het Team Mer over de plan-MER-plicht bekend gemaakt moet worden zijn opgenomen in de Omzendbrief LNE/2007. Hierin staat dat de gemeente (1) via aanplakking op de aanplakplaatsen van de gemeente én (2) via publicatie in het gemeentelijk infoblad moet melden dat de screeningsnota en de beslissing kunnen geraadpleegd worden via volgende kanalen: 1° op de internetsite van het Team Mer; 2° in voorkomend geval, de internetsite van de initiatiefnemer; 3° in voorkomend geval, de internetsite van de betrokken gemeente of gemeenten; 4° in het (deel-) gemeentehuis van de betrokken gemeente of gemeenten. Er is geen (wettelijke) termijn voorzien voor de duur van die bekendmaking.