1. Doel

De voorbereidende fase omvat alle acties die gebeuren voorafgaand aan de opmaak van de startnota en de procesnota, de eerste formele stap van het geïntegreerde RUP-proces. Gezien het ontwerp van RUP opgemaakt wordt door een planteam (art. 2.2.3 VCRO) is het samenstellen ervan de eerste stap die moet gebeuren. Volgens het decreet neemt - afhankelijk van welk bestuur het RUP opmaakt - respectievelijk de Vlaamse Regering, de deputatie of het college van burgemeester en schepenen de nodige maatregelen voor de (initiële) samenstelling van het planteam. Zij doen dit in het kader van een beleidsinitiatief, in principe in uitvoering van het ruimtelijk structuurplan (Ruimtelijke structuurplan Vlaanderen, provinciaal structuurplan of gemeentelijk structuurplan).

In de voorbereidende fase kunnen de initiële leden van het planteam al werken aan de voorbereiding van de startnota. Er kan bijvoorbeeld contact opgenomen worden met (gewestelijke) adviesinstanties om te bekijken of er specifieke knelpunten of aandachtspunten zijn m.b.t. het voorgenomen RUP. Of er kan contact opgenomen worden met het Team Mer als er twijfel is over de opmaak van een plan-MER.

Het is NIET de bedoeling om in de startnota een volledig ontwerp-RUP voor te leggen. Dat zou het draagvlak van het RUP kunnen hypothekeren. Wel kunnen krijtlijnen geformuleerd worden en opties die later verder uitgewerkt worden. Ook specifieke knelpunten kunnen concreet geformuleerd worden met de vraag aan bv. de bevolking om voorstellen van oplossingen te formuleren.

2. Het planteam: hefboom voor het geïntegreerde planningsproces voor het RUP en de (noodzakelijke) effectbeoordelingen

2.1. Samenstelling van het planteam

In de memorie van toelichting is over de samenstelling van het planteam een specifiek hoofdstuk voorzien: MVT, hoofdstuk 5.4.2.

De Vlaamse regering, de deputatie of het college van burgemeester en schepenen nemen de nodige maatregelen voor de samenstelling van het planteam en het voeren van het geïntegreerde planningsproces. De samenstelling van het planteam is de eerste voor de hand liggende stap aangezien dit team de rol heeft om het RUP op te maken en het proces te coördineren. Het planteam voert het proces in opdracht van de bevoegde overheid. De samenstelling van het planteam is dus de eerste noodzakelijke stap in de voorbereidende fase. De bevoegde overheid moet geen formele beslissing nemen over de samenstelling van het planteam. Het formalisme in het planningsproces werd zoveel mogelijk beperkt. De initiële samenstelling wordt opgenomen in de procesnota. Wanneer de samenstelling in de loop van het proces wijzigt, worden de wijzigingen opgenomen in de procesnota.

Het decreet bepaalt dat het planteam kan bestaan uit verschillende personen die werken in een samenwerkingsverband, waaronder minstens een ruimtelijk planner (art. 2.2.3 VCRO). Strikt genomen kan het planteam dus uit één persoon bestaan, de erkende ruimtelijke planner. Allicht zal in veel gevallen het planteam uit meerdere personen bestaan. Dit kan variëren volgens de plandoelstelling zelf, de complexiteit van het voorgenomen RUP, en de vereiste expertise die nodig is om de opmaak van het RUP en noodzakelijke effectbeoordelingen te begeleiden. Voor de aanleg van een gemeentelijk bedrijventerrein kan bv. de ambtenaar bevoegd voor economie betrokken worden, voor de aanleg van bijkomend woongebied wellicht de woondienst. Ook om te bewaken dat de onderbouwende effectbeoordelingen correct verlopen en geïntegreerd worden in het RUP, is het zeker nuttig dat deze expertise aanwezig is binnen het planteam.

Zoals aangehaald in de memorie van toelichting (hfst. 5.4.2) is het planteam in essentie een ambtelijke groep. Dit heeft uiteraard te maken met het feit dat de opmaak van een RUP enkel kan gebeuren door een initiatiefnemende overheid. Een ambtelijke kern binnen het planteam garandeert ook de ‘onafhankelijke’ en ‘neutrale’ uitwerking van het voorziene RUP, de ambtenaren worden verondersteld het algemene belang en de noden van de betrokken bevolking op neutrale wijze te garanderen. Dit betekent niet elk lid van het planteam een ambtenaar moet zijn. De erkende ruimtelijke planner is in heel wat gevallen een externe deskundige, die voor een specifieke opdracht aangesteld wordt als lid van het planteam. Ook andere externe deskundigen en stakeholders kunnen formeel deel uitmaken van het planteam. Het is de bevoegde overheid (in het gewest is dat het departement Omgeving, voor de provincie de Deputatie en voor de gemeente het College van Burgemeester en Schepenen) die beslist welke leden in het planteam zitten. Heel veel RUP’s worden overigens ‘geïnitieerd’ door vragen uit de privé. Dit is op zich geen probleem, indien het voorzien RUP ‘past’ in het ruimtelijk beleid (het ruimtelijk structuurplan) en de prioriteiten. Het planteam gaat hier deontologisch correct mee om.

Relevante expertise waarover het planteam kan beschikken (hetzij door opname in het planteam van de betrokken deskundige hetzij door nauwe samenwerking van het planteam met de betrokken deskundige) is:

• externe, niet bij de bevoegde overheid aanwezige expertise inzake ruimtelijke planning, effectbeoordelingen,…;
• interne expertise uit andere gewestelijke beleidsvelden binnen bv. een gemeentelijke administratie (zoals hierboven reeds aangegeven is);
• eventueel afgevaardigden van gewestelijke overheidsinstanties (ANB, VMM…), omdat bepaalde gebieden in het voorzien plangebied een belangrijke bevoegdheid zijn voor deze instanties, zoals bv; habitatgebieden (SBZ), functioneel belangrijke gewestwegen, essentiële overstromingsgebieden,… en de voorziene plandoelstellingen hiermee grondig interfereren. Dit zal weinig gebeuren maar is in een aantal gevallen wel opportuun. Het is echter niet de bedoeling, noch haalbaar, om Vlaamse adviesinstanties structureel in het lokaal planteam te betrekken. Een verkennend vooroverleg is aan te bevelen, om de gewenste intensiteit van betrokkenheid in het proces in te schatten. Zo is voor een gemeentelijk RUP het ook aangewezen proactief af te tasten bij het Departement Omgeving en de provincie of er belangrijke aandachtspunten zijn in functie van beleidsafstemming (in het licht van een mogelijke schorsing), of dat het RUP voor hen in functie van de realisatie van beleidsdoelstellingen prioritair en kansrijk is om actiever rond samen te werken.

Indien een (gewestelijke) adviesinstanties zelf vraagt om opgenomen te worden in het planteam, bekijkt de bevoegde politieke overheid dit, haar gemotiveerd standpunt hierover wordt opgenomen in de procesnota. Wanneer de bevoegde overheid een instantie uitnodigt om deel te nemen aan het planteam is deze instantie niet verplicht om hierop in te gaan. De instantie die niet wenst in te gaan op de uitnodiging om deel te nemen aan het planteam motiveert dit, de motivering wordt opgenomen in de procesnota. Dit belet niet dat die instantie op een andere manier betrokken wordt in het planproces. 

Ook naburige gemeentebesturen kunnen betrokken worden in of bij het planteam, wanneer het voorziene RUP belangrijk impact of effecten zou hebben op het grondgebied van de omliggende gemeenten.

Niet-ambtelijke actoren in het planteam?

Externe experten of rechtstreeks belanghebbende actoren (zoals de bevoegde schepen, de burgemeester, een afgevaardigde van een wijkcomité,...)  kunnen in principe deel uitmaken van het planteam. Belangrijk (deontologisch) is echter dat er een ambtelijke 'kern' in het planteam aanwezig is die het algemeen belang en de 'neutraliteit' blijft garanderen. Dikwijls is dat de bevoegde ambtenaar voor ruimtelijke ordening, omgeving, RUP's, Stedenbouw....Het planteam kan ook een bevoorrechte relatie uitbouwen met bepaalde ‘actoren’, zonder deze formeel op te nemen in het planteam. Dit zijn personen (hoofdelijk, rechtspersonen of minder formele groeperingen zoals wijkcomités, lokale actiegroepen,..) die sterk moeten betrokken worden bij de opmaak van het RUP omdat ze een sterk belang hebben binnen de planperimeter of cruciaal zijn voor de realisatie op het terrein. Het is wel belangrijk de voorziene samenstelling van het planteam (en die kan wisselen in de tijd) en de toegevoegde actoren te omschrijven in de procesnota, en aan te duiden welke bijkomende experten, ‘bevoorrechte’ actoren,… betrokken worden en waarom.

Plan-MER of VR vereist?

Indien een plan-MER vereist is, dan zal het team Mer in functie van de effectrapportage deel uitmaken van het planteam. Als er geen plan-MER vereist is, maakt het team Mer geen deel uit van het planteam. Uiteraard kan het team Mer steeds telefonisch of via mail gecontacteerd worden met concrete vragen.

Indien een RVR vereist is, dan zal het team Externe Veiligheid deel uitmaken van het planteam.

De samenstelling van het planteam mag ook veranderen gedurende het planningsproces. Na het verwerken van de resultaten van de eerste raadpleging bijvoorbeeld, kan het planteam aangepast worden. Eventueel kunnen vertegenwoordigers van instanties (tijdelijk) toegevoegd worden aan het planteam of zijn andere niet meer noodzakelijk voor het verdere planningsproces.

Afhankelijk van de agenda van het planteamoverleg kan het zijn dat niet alle planteamleden op het overleg vereist zijn of kan het zijn dat er externen worden uitgenodigd op het planteamoverleg.

Erkende ruimtelijke planner, MER-coördinator en MER-deskundigen

De erkende ruimtelijke planner zit altijd formeel in het planteam. Indien een plan-MER moet opgemaakt worden, zal ook een afgevaardigde van het team Mer lid zijn. Een aantal lokale overheden (dikwijls grotere steden, provincies) hebben binnen  hun administratie een erkende ruimtelijke planner, die dan uiteraard zal zetelen in het planteam . Ook wanneer de erkende ruimtelijke planner bv. extern geconsulteerd wordt door een lokale overheid (die er zelf geen heeft), zetelt deze externe (privé) ruimtelijke planner in het planteam. In dat geval zorgt het lokale bestuur best dat er eveneens een ambtelijke afvaardiging in het planteam zetelt (zoals bv. de stedenbouwkundige ambtenaar), die dan de (ambtelijke) coördinatie binnen het planteam op zich neemt.

Indien er aanzienlijke effecten op mens en milieu verwacht worden, en er aldus een volwaardig plan-MER moet opgemaakt worden, moet er een erkende MER-coördinator worden aangesteld. In nagenoeg alle gevallen is dat ook een private persoon (meestal onder de koepel van een adviesbureau, maar dat hoeft niet). Of deze erkende MER-coördinator ook effectief deel uitmaakt van het planteam, naast een afgevaardigde van het team Mer, is een beslissing van het bevoegde bestuur. Erkende MER-deskundigen (externen) die in principe penhouder zijn van onderdelen van het plan-MER, worden best nauw betrokken door het planteam, maar hoeven er geen deel van uit te maken.

2.2. Interne werking van het planteam

Het spreekt voor zich dat in een planteam gedurende het planningsproces 'beslissingen' worden genomen, zoals bv.:

• passen we de contour van het voorziene RUP aan?
• als we dit nu verder ontwikkelen in het voorziene RUP, treden er dan bijkomende mobiliteits- en/of milieueffecten op?
• is de aanpassing van het voorziene RUP, na voortschrijdend inzicht, dusdanig dat we best een nieuw participatiemoment voorzien?
• organiseren we een plenaire vergadering of kiezen we voor een ‘schriftelijke’ adviesronde (zonder overlegvergadering)?
• ...

Beslissingen over dit soort vragen hebben een hoog formeel karakter en vragen een duidelijke definiëring van het planteam, alleszins van de leden die hierover meebeslissen. Dit pleit voor een ambtelijk planteam dat weliswaar beroep kan doen op externe experts of stakeholders, maar voor beslissingen zich beroept op de ‘kerngroep’ van het planteam. Voor complexe RUP’s is het belangrijk deze groep duidelijk te definiëren en dit ook in de procesnota te verduidelijken. Indien het planteam niet tot beslissingen kan komen, kan dit gevraagd worden aan de bevoegde overheid (Vlaamse Regering, Deputatie of CBS).

Na het verwerken van de resultaten van de eerste raadpleging kan het planteam aangepast worden. Eventueel kunnen vertegenwoordigers van instanties (tijdelijk) toegevoegd worden aan het planteam of zijn andere niet meer noodzakelijk voor het verdere planningsproces. Ook in de verdere verloop van het planningsproces kan het planteam aangepast worden. Dit dient dan vermeld te worden in een nieuwe versie van de procesnota.

2.3. Rol van het planteam

De rol van het planteam kan niet exhaustief worden uitgeschreven. Het planteam moet de procedure correct laten verlopen, met alle specifieke vereisten. Dit omvat onder meer:

• Uiteenzetten van de planningsopties
• Opmaken van de noodzakelijke documenten
• Organiseren van het openbaar onderzoek en participatiemoment
• Opmaken van verslagen en verwerken van opmerkingen en bezwaren
• Opmaak van het bestek en gunning van de onderzoeken
• Voeren van de onderhandelingen

Het planteam kan vrij kiezen in welke mate het informeel interbestuurlijk overleg wil plegen. Het planteam kan verschillende vormen van overleg voeren:

• intern overleg voor het bepalen van de planningsopties, de bestemmingen op perceelniveau, de inrichtingsmodaliteiten, …(planteamoverleg)
• bilateraal overleg met specifieke actoren, op basis van knelpunten en vragen (knelpuntenoverleg);
• multilateraal overleg, met verschillende actoren samen (startvergadering, participatiemoment, …)
• vrij te bepalen overleg (thematisch, …)

Het gevoerde en/of het geplande overleg, het onderwerp en de resultaten van het overleg, worden vermeld in de procesnota (zie: opmaak procesnota).

In deze fase van het proces (t.t..z. vóór de opmaak van de startnota), kan men uiteraard ook al het publiek betrekken. Sowieso moet na de opmaak van de startnota voldaan worden aan de vereisten van participatie (zie Stap 2: Organisatie van raadpleging publiek en adviesvraag (1e participatiemoment))

3. Eindresultaat 

• Nadat het planteam is samengesteld, kan men overgaan tot de opmaak van de startnota en de procesnota.

• Wanneer initiatiefnemers de opmaak van het RUP of de opmaak van de effectbeoordelingen uitbesteden aan een private partner, maakt het planteam een bestek op om vervolgens een studiebureau aan te stellen voor de opmaak van het RUP en/of de vereiste effectbeoordelingen.