Naast de inhoud moet ook de vorm van de verschillende m.e.r.-instrumenten aan bepaalde voorwaarden voldoen. Deze vereisten gelden voor plan en project-MER's en, voor zover van toepassing, ook voor screeningsnota's en ontheffingsnota's:
- gebruik recent kaartmateriaal, telkens voorzien van een duidelijke bronvermelding, schaalaanduiding, noordpijl en legende. Waar mogelijk dienen de grenzen van het terrein duidelijk aangegeven te zijn en dient door het kaartmateriaal ook duidelijk te zijn welke de omringende activiteiten/bedrijven zijn;
- neem achtergrondinformatie in een bijlage op;
- ga na of de in het startdocument vermelde gegevensbronnen, die in het MER gebruikt zullen worden, nog steeds de meest actuele zijn;
- waak over de afstemming tussen de tekst van het eigenlijke MER en de niet-technische samenvatting;
- voeg indien nodig een verklarende woordenlijst, afkortingenlijst en literatuurlijst toe;
- laat de ingediende eindversies van het rapport en de niet-technische samenvatting door de coördinator en alle deskundigen ondertekenen;
Een belangrijk aandachtspunt - of pijnpunt - is de omvang van het MER. Een MER kan zijn rol als voorbereiding van de besluitvorming slechts vervullen als de informatie in het MER ook toegankelijk en begrijpelijk gepresenteerd wordt, zowel voor de burger als voor besluitvormers en adviesverlenende instanties. Dit betekent dat MER's bij voorkeur zo compact mogelijk zijn, zonder aan wetenschappelijke correctheid en volledigheid in te boeten. Ze moeten de voor de besluitvorming nodige informatie bevatten, niet minder, maar ook niet meer. Zie ook 'diepgang en detailniveau van het milieueffectenonderzoek'. Een probleem daarbij is dat de hoeveelheid informatie in een MER vaak erg groot is en vaak voor een belangrijk deel een specialistisch en technisch karakter heeft. De volgende aanpak kan bijdragen tot een compact en toegankelijk MER:
- weet dat een MER niet dik hoeft te zijn om goed te zijn
- vermijd nutteloze herhalingen van bv. de referentiesituatie bij verschillende disciplines;
- vermijd te omvangrijke omschrijvingen van bv. de toegepaste onderzoeksmethodiek;
- neem alle beschrijvingen (bv. van modellen) en alle data die niet strikt nodig zijn om de effectbeschrijving en –beoordeling van het MER te kunnen volgen (maar die wel een meerwaarde hebben bij het aantonen van de wetenschappelijke correctheid van de uitspraken) op in bijlagen;
- overweeg een getrapte opbouw die de lezer toelaat op verschillende niveaus 'in te stappen'. Elementen van deze opbouw (kunnen) bestaan uit:
- Een niet-technische samenvatting, die overigens wettelijk verplicht is. Vorm en inhoud van de niet-technische samenvatting zijn gericht op het grote (geïnteresseerde) publiek.
- Een hoofdrapport met bijlagen. Dit hoofdrapport bevat alle in de regelgeving als verplicht omschreven informatie, inclusief de effectbeschrijving of een grondige samenvatting ervan. Deze moet leesbaar en begrijpbaar zijn voor de adviesverlener, de besluitvormer en/of de vergunningverlenende overheid en de gemiddelde (wetenschappelijk) gevormde lezer.
- Eventueel, als het hoofdrapport anders te volumineus of moeilijk leesbaar zou worden, een reeks onderbouwende 'technische deelrapporten' per discipline, waarin de details van de effectbeoordeling te vinden zijn. Zaken als uitgebreid cijfermateriaal en technische beschrijvingen (van bijvoorbeeld modellen of meetapparatuur) worden opgenomen in bijlage bij deze deelrapporten.