Deze vragen en antwoorden hebben betrekking op het digitaal loket voor bouwaanvragen.

Begeleiding aanvrager

Aanvragen zonder medewerking van een architect die betrekking hebben op werken op en rond een gebouw (tuinhuis, gevel schilderen, verharding, tuinmuur enz.) kunnen in het loket op een vrij eenvoudige manier ingebracht worden via het loket van de snelinvoer.
Wanneer een lokaal bestuur beslist om de burger hierbij te ondersteunen is het wenselijk om daar een uitgewerkte procedure en communicatie rond te voeren; bv. wat moet de aanvrager meebrengen, moet hij hiervoor een afspraak maken,...Het voordeel is dat eenvoudige dossiers op die manier meteen correct zijn ingegeven en vrijwel onmiddellijk volledig en ontvankelijk kunnen verklaard worden.
Ja. Het statistisch formulier is, net als de aanstiplijst, het aanvraagformulier en het brandweerformulier in het digitale loket niet van toepassing. De gegevens die bij analoge aanvragen in het aanvraagformulier en het statistisch formulier stonden, worden bij digitale aanvragen door het loket zelf samengebracht in een document met de titel “dossierafdruk.pdf”. Dat document wordt aangemaakt op het ogenblik dat de aanvraag wordt ingediend.
We zijn er ons van bewust dat we in een overgangsfase zitten waarin de verschillende doelgroepen nog moeten wennen aan het digitale werken. Als je als lokaal bestuur digitaal makkelijk verder kan met de ingediende plannen, dan moet je het dossier niet per se onontvankelijk verklaren. Best wijs je de architect er wel op dit bij een volgende dossier wel te doen. Zijn de ingediende plannen onmogelijk om digitaal te kunnen beoordelen, dan kun je het dossier inderdaad onontvankelijk verklaren. Vanaf de inwerkingtreding van de omgevingsvergunning moeten de bepalingen van het normenboek worden nageleefd, op straffe van onontvankelijkheid van de aanvraag.  

Toegang

Neen. Als je eigen toepassing met het uitwisselingsplatform verbonden is via webservices, dan wordt de authenticatie geregeld via certificaten. Waarom het voor velen wel nuttig is om toegang te krijgen tot het loket is dat je daar het volledige dossier in één zip-bestand kunt downloaden. In dat geval moet je in het loket kunnen inloggen als dossierbehandelaar en is het wel nodig dat de lokaal beheerder binnen de gemeente je de nodige rechten toekent.
Neen. Als de adviesvraag niet via het loket wordt gesteld, heeft de adviesverlener geen toegang tot het dossier.

Plannen

Dit kan te wijten zijn aan het gebruik van ‘PDF-Renderer’. Ga in DIVO/DIVA naar het menu ‘instellingen’ en kies daar voor ‘PDFBox Renderer’, dan worden de plannen wel correcter weergegeven.
Meer over: Plannen, pdf, plannen, divo, diva, weergave
Er zijn een aantal mogelijkheden om een pdf te verkleinen:
  • Het programma Adobe Acrobat (niet Acrobat Reader!) biedt de mogelijkheid om pdf's te verkleinen bij de 'instellingen'.
  • Er bestaan websites waar je een pdf-bestand kan opladen, verkleinen en ze dan opnieuw downloaden. Een voorbeeld van zo'n website is https://smallpdf.com/nl/pdf-verkleinen
  • Vanaf een pdf-lezer zoals Acrobat Reader, kan je het bestand ook 'printen' als pdf. Het document wordt dan niet effectief afgedrukt, maar wordt weggeschreven als een nieuwe pdf. Als 'printer' kun je hiervoor o.a. CutePDF, primoPDF of Foxit Reader pdf printer installeren.

Ondertekenen

Men kan het handtekenen van de vergunning delegeren zoals men dat kon bij analoge dossiers.

Sommige digitale aanvragen bevatten zoveel plannen waardoor de omvang van het bestand te groot wordt om via mail te worden aangeboden op het digitale tekenplatform (dtp). 
In dat geval maak je gebruik van de webservices die worden aangeboden vanuit het platform. Die leggen geen beperking op qua omvang. Wanneer je IT-dienstleverancier dat momenteel nog niet ondersteunt vanuit je toepassing, kan je het loket hiervoor gebruiken. Tot dan kun je bij aanvragen met uitzonderlijk veel plannen of bij aanvragen met omvangrijke bestanden enkel de beslissing aanbieden in het dtp-platform. In de te ondertekenen beslissing wordt dan wel een referentie opgenomen van alle dossierstukken die bij de beslissing horen. De referentie die gebruikt wordt is de zogenaamde md5-checksum. Die code is uniek voor elk bestand. Door het gebruik ervan koppel je de bijhorende dossierstukken aan de beslissing. Er bestaan verschillende programma’s die deze code kunnen genereren. Md5Checker.exe is bijvoorbeeld een freeware tool waarmee je alle documenten in een folder tegelijk kan checken.

 

Met de dienst digitaal tekenen kan je snel en efficiënt al je digitale documenten handtekenen. Hiervoor maak je gebruik van de toepassing 'digitale handtekenmap', de opvolger van het digitale tekenplatform. Meer informatie vind je hier

Richtlijnen openbaar onderzoek

De tekst 'bekendmaking vergunningsaanvraag' volstaat als aanduiding op de gele affiche van minstens een A2 formaat. De wijziging van deze tekst is niet voorzien. Het volstaat dat de burger de inhoud van het dossier en de reden van het openbaar onderzoek op een A4 document afdrukt en centraal aanbrengt op de gele affiche. 

Digitale beslissing

Het Gemeentedecreet stelt dat beslissingen en akten van de burgemeester en het college moeten ondertekend worden door de burgemeester en de gemeentesecretaris. De (digitale) handtekening is belangrijk om de integriteit van de akte te kunnen nagaan en de identiteit van de betrokken persoon die zich akkoord verklaart met de beslissing. Een gehandtekende versie vermijdt ook eventuele discussies over de juiste/rechtsgeldige versie wanneer er meerdere versies van het document circuleren.

Opvolging en archivering

De gemeente kan de digitale aanvragen opvolgen via het VVO-loket, of via een eigen softwarepakket. In het eerste geval moet de lokale rechtenbeheerder de nodige toegangsrechten toekennen. Eenmaal die rechten zijn toegekend, kunnen de dossierbehandelaars aanloggen op het loket, waarbij ze de keuze krijgen tussen aanmelden als burger, of aanmelden met hun werkrelatie van de gemeente. Het loket voorziet alle stappen die nodig zijn bij de behandeling van digitale aanvragen. Bij grotere gemeenten is het aangewezen dat de gemeente een eigen softwarepakket aankoopt.